Na czym polega skuteczne zarządzanie projektem? Temat rzeka. Tak naprawdę, nie ma jednej skutecznej metody, pewne techniki i narzędzia skuteczne w jednym obszarze, na przykład produkcji przemysłowej, nie do końca sprawdzą się w innym, jak budownictwo. Planowanie projektów w ramach programów unijnych będzie się również różnić od planowania projektów budowlanych w ramach inwestycji prywatnych. Każda działalność ma swoją specyfikę a to właśnie ona wymusza inne podejście, także w obszarze planowania.
Istnieją pewne uniwersalne podstawy oraz narzędzie, których praktyczne wykorzystanie w znacznym stopniu ułatwiają planowanie oraz gwarantują że nasz projekt zakończy się sukcesem. Ważne jest ich dobre zrozumienie i odpowiednie wykorzystanie.
Pierwszą i podstawową zasadą jest PROSTOTA. Dobry plan to prosty plan. Musi być on zrozumiały dla każdej osoby która będzie z niego korzystać. Poziom szczegółowości musi być dostosowany do realnych potrzeb.
Kolejnym ważnym aspektem jest KOMPLETNOŚĆ. Plan musi uwzględniać wszystkie istotne działania lub wydarzenia, łącznie z zamknięciem projektu. I tutaj pojawia się zgrzyt. Jeśli należy unikać zbytniego wchodzenia w szczegóły ale z drugiej strony należy uwzględnić wszystkie wydarzenia to czy nie jest to swego rodzaju konflikt? No właśnie nie. Należy uwzględnić każde wydarzenie ale nie każde wydarzenie musi być opisane bardzo szczegółowo.
Którym akcjom zatem poświęcić więcej uwagi? Są to głównie wydarzenia na ŚCIEŻCE KRYTYCZNEJ. Co to takiego? Są to wydarzenia bądź akcje które niosą wysokie ryzyko niepowodzenia całego projektu. Opóźnienie bądź komplikacje wydarzeń na ścieżce krytycznej bezpośrednio wpływają na powodzenie całego projektu.
Innym kluczowym aspektem który decyduje o powodzeniu całego projektu jest ANALIZA RYZYKA. Każdy z nas analizuje ryzyka, choćby w życiu prywatnym, często nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Zastanawiamy się, na przykład, czy stać nas na zakup nowego auta na raty, czy zostanie nam wystarczająco pieniędzy do końca miesiąca, jeśli tak to czy będziemy wciąż w stanie odłożyć na wakacje lub niespotykane wydarzenia. Różnica w odniesieniu do zarządzania projektem polega na tym że w tym drugim powinno się to robić w sposób usystematyzowany, m.in. korzystając z istniejących narzędzi bądź metod oraz, na ile to możliwe, twardych danych. Czasem jednak nie dysponujemy danymi, wtedy należy oszacować ryzyko według naszego, bądź innych, doświadczenia. Do tego również są narzędzia. Analiza ryzyka nie jest zasadniczym elementem planowania, jest to raczej jego uzupełnienie. Można wykonać plan bez tej analizy ale czy ktokolwiek chce się dowiedzieć, że projekt się nie powiódł z problemów, które można było uniknąć gdybyśmy o nich wiedzieli wcześniej? Raczej nie.
Należy wspomnieć również o ZASOBACH. Są to zasoby finansowe, inaczej kapitał finansowy, głównie pieniądze ale też zdolność kredytowa. Zasoby materialne czyli kapitał materialny, głównie maszyny, komputery, biuro, wszystkie rzeczy materialne i trwałe potrzebne do wykonania pracy. Zasoby ludzkie, czyli pracownicy i my sami, uwzględnić tutaj należy również kompetencje, szczególnie gdy nasz projekt obejmuje specyficzne działania wymagające specjalistycznej wiedzy. Osoby mogą być zatrudnione bezpośrednio u nas a jeśli nie posiadamy odpowiednich specjalistów wtedy należy zlecić pracę firmie zewnętrznej która dysponuje takimi zasobami, będzie się to wiązać oczywiście z większym kosztem ale wciąż może być to tańsze niż zatrudnienie nowego pracownika.
Na sam koniec należy wspomnieć o CZASIE. Oczywistym jest że projekt musi zacząć i skończyć się w ściśle określonych ramach czasowych. Mniej oczywistym już może się wydawać że w trakcie trwania projektu często uwzględnić należy pewne dodatkowe terminy. Niektóre mogą być negocjowalne, gdy jest pewna swoboda ich przesunięcia jeśli zachodzi taka potrzeba, na przykład odbiór robót można przesunąć w pewnych granicach i po uwzględnieniu oraz akceptacji obu stron. Nie negocjowalne terminy to takie których przesunięcia nie możemy założyć na etapie planowania, na przykład wszelkie terminy urzędowe z reguły nie mają możliwości przesunięcia. Oczywistym jest że terminy nie negocjowalne będą leżeć na ścieżce krytycznej oraz powinny zostać uwzględnione w analizie ryzyka, bądź z niej wynikać.
Dysponując większymi zasobami można, z reguły ale nie zawsze, wykonać projekt szybciej i odwrotnie, mając ograniczony czas można również z reguły projekt wykonać szybciej jeśli dysponuje się odpowiednimi zasobami.
Osoba odpowiedzialna za planowanie i koordynację musi umiejętnie uwzględnić wszystkie te aspekty na etapie planowania oraz sprawnie je dostosowywać do zmieniających się warunków. Jak każdy wie prawie nigdy projekty „nie idą” idealnie według pierwotnego planu i często należy plan dostosowywać już w trakcie trwania projektu. Dobry plan wykonany już na początku, uwzględniający potencjalne ryzyka, oraz odpowiednia wiedza znacząco pomagają ograniczyć późniejsze zmiany a jak już będą one niezbędne to pomagają szybciej podjąć właściwe decyzje.
Istotne jest również aby osoba odpowiedzialna za kontrolę wykonanych prac nie była równocześnie ich wykonawcą. Wynika to z faktu, że jeśli planujemy zadania dla całego zespołu i jednocześnie jesteśmy częścią tego zespołu, w ramach realizacji projektu, to bardziej bądź mniej będziemy mieć tendencje do dostosowywania planu pod nas samych a nie całego zespołu. Jest to zachowanie na pograniczu podświadomości. Podobna sytuacja występuje w przypadku kontroli, raczej mało prawdopodobne jest abyśmy byli obiektywni w ocenie naszej pracy.
W małych zespołach jest często niemożliwym uniknięcia takich sytuacji, wynika to z ograniczonych zasobów, jednakże już sama świadomość już będzie pomocna aby uniknąć potknięć.
Poznanie tajników dobrego planowania jest dopiero początkiem przygody a ich umiejętne wykorzystanie kolejnym ważnym krokiem.